De toegevoegde waarde van een externe venue

Ondanks de aanhoudend tegenvallende economische situatie kiezen spelers op de zakelijke markt nog steeds voor een meeting op een externe venue. Eén van de redenen daarvoor is dat zo’n locatie een significante bijdrage kan leveren tot het succes van dit soort samenkomsten.

Een vergadering of een ander soort zakelijke bijeenkomst kan plaatsvinden in het bedrijfspand van een organisatie, maar een externe locatie kan een grote bijdrage leveren aan de effectiviteit en het eindresultaat van die bijeenkomst. Door een meeting te laten plaatsvinden in een andere omgeving, bijvoorbeeld het spreekwoordelijke hutje op de heide, een resort in het bos of aan het strand, ben je letterlijk weg van de vertrouwde, en daarom afleidende omgeving. Bovendien, op een externe locatie wordt alles voor je geregeld: voorzieningen als voedsel en drank, maar ook faciliteiten als beamers, geluidsinstallaties en andere noodzakelijke zaken. Dat betekent dat je je op De Dag niet meer druk hoeft te maken over de randvoorzieningen: je kunt je volledig richten op de inhoud van je meeting – en je gasten.

Locatie
Er is een enorme verscheidenheid aan venues die zalen en andere ruimtes bieden voor bijeenkomsten waar veel mensen aan deelnemen. Vandaag de dag heeft elk zichzelf respecterend hotel speciale ruimtes voor zakelijke bijeenkomsten, maar er zijn ook venues die zich hebben gespecialiseerd in het faciliteren van meetings die meerdere dagen duren. Om een door-dachte beslissing te nemen voor de keuze van een externe locatie moet je enkele factoren overwegen. Eén van de belangijkste factoren is de locatie van de venue. Als de meeting in kwestie een zeer intensief karakter zal hebben en er veel belangrijke beslissingen moeten worden genomen, is het waarschijnlijk een slimme zet om die meeting in een landelijke omgeving te houden. Daar word je minder afgeleid door geluiden dan wanneer je die in een stedelijke setting houdt. Een ander voordeel van een dergelijke afgelegen venue is dat deze meestal diverse (buiten) faciliteiten heeft om te relaxen, waar jij en je gasten de batterij weer even kunnen opladen. Dergelijke activiteiten kunnen variëren van een rustige boswandeling tot een run over een stormbaan.

Toegankelijkheid
Eén van de kritieke factoren van een externe venue is de toegankelijkheid van de locatie. Gewoonlijk kan een meer landelijke locatie goed per auto worden bereikt, hoewel steeds meer venues hun eigen shuttledienst hebben van en naar een dichtbij gelegen treinstation of transferium. Het grote voordeel van een landelijke locatie is dat deze steevast ruim voldoende parkeerplaatsen heeft waar je je auto kwijt kunt tegen een zeer laag tarief, of zelfs gratis kunt parkeren. In het geval dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen een belangrijke issue is voor jouw bedrijf, kan een venue in een stad ook een optie zijn omdat de gasten dan helemaal gemakkelijk met openbaar vervoer kunnen komen. Dat is ook praktisch, want parkeren in of nabij een stadscentrum kan vaak een groot probleem vormen en de tarieven zijn meestal schrikbarend hoog, tenzij de venue zijn eigen parkeergelegenheid heeft met voldoende plaatsen.

Faciliteiten
Een derde factor die een rol speelt wordt gevormd door de faciliteiten die een venue kan bieden. Natuurlijk moet er voldoende ruimte zijn voor je meeting, cursus of seminar. Dan kan er ook de behoefte zijn aan zogeheten breakout rooms in het geval dat de groep zich moet opsplitsen voor teamoverleg. Dat is zeker iets wat je even moet navragen bij de hospitality manager van de venue. Naast de ruimte of zaal zelf, is ook de inrichting en indeling daarvan belangrijk. Als een presentatie wordt gevolgd door groepsessies, is het aan te raden om een inrichting te kiezen die voor beide delen van de bijeenkomst kan worden gebruikt. Veel venues bieden verscheidene mogelijkheden voor wat betreft de indeling van de zalen, en kunnen praktische adviezen bieden over de indeling in die ruimtes. Het spreekt vanzelf dat die indeling klaar staat wanneer de gasten arriveren. Vaak wordt bij een plenaire sessie een beamer gebruikt of een flipover – met alle accessoires – en je mag er tegenwoodig van uitgaan dat elke venue (gratis) wifi heeft. Dit behoort tot de standaarduitrusting van een vergaderlocatie. Vraag wel van te voren of er voor het gebruik van de verschillende faciliteiten nog extra kosten worden berekend. Een zichzelf respecterende venue biedt vooraf een gedetailleerde prijslijst, en heeft diverse arrangementen die verder op maat kunnen worden toegesneden. Een volgende factor is het klimaat in de zaal: de deelnemers voelen zich prettig als de ruimte is voorzien van een luchtbehandelingssysteem en er voldoende daglicht kan binnentreden.

Catering
Bij aankomst moeten de gasten en deelnemers worden ontvangen met een kop koffie of thee, of fris. Maar ook tijdens een meeting zijn verfrissingen van groot belang. Houd rekening met het feit dat veel gasten een lange reistijd achter de rug kunnen hebben, dus plan de lunch niet te laat. Omdat het voedsel vaak zo belangrijk wordt gevonden, moet het eten en drinken perfect zijn geregeld. Een externe venue kan een uitstekende maaltijd verzorgen, uitgeserveerd of van een buffet. De verscheidenheid aan voedsel en drankjes kan vooraf worden afgesproken met de hospitality manager van de venue. Steeds meer venues bieden streek- en seizoensproducten aan – nog een reden om een landelijke locatie te boeken.

Het allergrootste voordeel van de keuze voor een externe venue is echter dat je geen gedoe hebt in je eigen bedrijfspand – vooropgesteld dat je daar überhaupt de ruimte hebt voor een grotere bijeenkomst. De zaken kunnen ook gewoon doorgaan terwijl jij op de externe locatie bent: je medewerkers worden niet afgeleid door de onrust die veel bezoek met zich meebrengt. Als je eenmaal een keuze hebt gemaakt voor een externe venue en je alle zaken hebt doorgesproken met de hospitality manager, kun je je volledig concentreren op de voorbereiding en inhoud van je meeting. Professionals regelen verder alles voor jou en je gasten. Een meeting in een andere, vreemde omgeving stimuleert ook nog eens de creativiteit van de deelnemers. Nog een extra toegevoegde waarde voor je bijeenkomst.