E-mail etiquette

De ontwikkelingen op het gebied van technologie volgen elkaar razendsnel op. De zakenwereld gaat daar niet alleen in mee, maar loopt ook vaak voorop. Vandaag de dag ontvangen we nauwelijks nog brieven, voor wat betreft ‘tastbare’ zakelijke post ontvangen we af en toe nog een pakketje via een koeriersdienst, maar dat is het dan ook wel. E-mail is de meest voorkomende vorm van communicatie geworden, en waarom ook niet? Het is efficiënt, snel en betrouwbaar. Tijd is geld, tenslotte.
TEKST TABITHA HANST

De zakenwereld verplicht ons, onze e-mails op een professionele manier te schrijven. Dat is niet altijd gemakkelijk, maar wel heel belangrijk. Hoe zou jij het vinden om een zakelijk voorstel te ontvangen in een mailtje dat strak staat van informeel taalgebruik en vergeven is van de grammaticale fouten? Het schrijven van professionele en representatieve e-mails is van essentieel belang en kan het succes, of de ondergang betekenen van je zaak. Hoe kun je nu zeker weten dat je e-mail voldoet aan de etiquette-regels van de zakenwereld? We geven enkele tips:

• Hanteer geen informeel taalgebruik: Natuurlijk kun je deze tip negeren als je een mailtje stuurt naar een directe collega, maar als dat mailtje naar een zakelijke relatie gaat, moet je formeel taalgebruik hanteren. Een mail beginnen met ‘Hoi maat’ is niet geschikt. Je vertegenwoordigt je bedrijf: doe dat dan goed.

• Ken je doelgroep: Bedenk altijd naar wie je dat mailtje stuurt. Communiceren met een ander bedrijf in dezelfde branche is een totaal ander geval dan communiceren met de gemiddelde klant. Gebruik de taal en terminologie die passen bij de doelgroep van je mail. Als je communiceert met de gemiddelde persoon, bijvoorbeeld, bedenk dan dat hij of zij de terminologie van jouw branche wel eens niet kan begrijpen. Ontkom je niet aan het gebruik van technische termen, zorg dan dat je die in eenvoudige taal verklaart, bijvoorbeeld tussen haakjes achter de term.

• Lees het nog een keer over: We zijn allemaal druk druk druk, en soms willen we een mailtje snel schrijven zodat we gauw weer aan het werk kunnen. Maar het is nuttig om de tijd te nemen om nog eens door te lezen wat je nu eigenlijk hebt geschreven. Je mail is een weergave van wie jij bent, en je wil zeker weten dat je professioneel overkomt. Het draait allemaal om indrukken. Zorg dat je voor elke afzonderlijke ontvanger een goede indruk maakt met je mailberichten. Het kan best zijn dat klanten of zakelijke relaties je alleen kennen van je e-mails, dus denk aan die indruk die je op hen maakt.

• Controleer de spelling, interpunctie, en grammatica: Als je actief bent in de zakenwereld, en je weet waar je mee bezig bent, laat dat dan zien! De mail is representatief voor jou en je bedrijf, en je wil de mensen laten zien dat je goed opgeleid bent en vakkundig. Als je geen spellingscontrole hebt op je e-mailprogramma, knip en plak de tekst dan even in een Word-bestand om de spelling en grammatica te controleren.

• Kom terzake: We hebben het allemaal druk en we willen niet meer tijd aan een mailtje besteden dan absoluut noodzakelijk. Houd het kort en terzake.

• Schrijf het onderwerp in het veld je ‘onderwerp’. Dat veld is er niet voor niets. Zorg dat je een helder onderwerp noteert zodat de ontvanger weet waar het over gaat voordat hij of zij de mail opent.

• Beantwoord vragen helemaal. Als een klant of collega je een mail stuurt met een verzoek om antwoorden op enkele vragen, zorg dan dat je alle vragen beantwoordt. Zorg ook dat je die vragen beknopt beantwoordt, maar wel zodanig dat je antwoorden niet nog meer vragen oproepen.

• Beantwoorden: We ontvangen vaak e-mails die ook naar anderen zijn gestuurd (een groeps e-mail). Als je moet antwoorden, bedenk dan of je dat antwoord naar alle anderen moet sturen, of alleen naar de afzender. Niets is zo irritant als het ontvangen van veel groeps e-mails die jou niet aangaan. Wanneer je wel alle ontvangers meeneemt in je antwoord, zorg dan dat je iets bijdraagt dat nuttig is voor iedereen die het mailtje ontvangt. Als je alleen de afzender wil melden dat je de mail hebt ontvangen, of alleen hem of haar iets wilt sturen, zorg dan dat je alleen op ‘beantwoorden’ klikt.

• Voeg de bijlage toe: Zorg dat je de bijlage toevoegt aan je mail: zo voorkom je dat je nog een mailtje moet sturen dat wel de bijlage heeft. Controleer ook of je de juiste bijlage toevoegt, en niet een verkeerd document. Controleer de bijlage door hem nog even te openen voordat je de mail verstuurt.

• Vermijd ‘emoticons’ en afkortingen: Het is moeilijk om met tekst een bepaalde emotie of toon over te brengen, maar bewaar emoticons (smiley’s en dergelijke) voor de communicatie met je vrienden: ze zijn uitstekend geschikt voor informele teksten. Als je dan toch een bepaalde emotie of toon wil overbrengen, pak dan de telefoon en bel die persoon. Vermijd ook afkortingen (bijvoorbeeld smstaal); veel mensen weten niet waar die voor staan, dus is het beter om de helemaal weg te laten.

• Privacy bestaat niet: Het is belangrijk dat je beseft dat je bedrijf soms het e-mailverkeer van de werknemers controleert. Ga er niet klakkeloos van uit dat ze dat niet doen, het geeft je een verkeerd gevoel van veiligheid en kan je in een lastig parket brengen. Soms kan een e-mail ook bij de verkeerde persoon terecht komen, of door iemand worden doorgestuurd zonder dat jij dat weet. Zorg daarom dat je geen risico loopt en houd je mails fatsoenlijk en professioneel.

De hierboven genoemde tips zijn eenvoudig, maar niettemin belangrijk. De werkdagen zijn hectisch en e-mail kan een grote bron van tijdverspilling vormen. Als je efficiënt bent en bewust omgaat met je e-mail communicatie, kun je je zakelijke correspondentie beter stroomlijnen. Professionele, goed doordachte en goed geschreven e-mails zorgen ervoor dat je klanten en je zakelijke relaties vertrouwen in je hebben – en in je bedrijf.